Материалы

Электронная форма документа

Автор: Элла Стельмащук.

Жить стало лучше, товарищи... Но не веселее, точно.

Давайте рассмотрим, что такое электронная форма документа.

Электронная форма – это документ в электронном виде. Представляет она из себя отдельный файл в формате, утвержденном ГНСУ.
Сейчас этим форматом (стандартом) электронного документа является спецификация eXtensible Markup Language (XML) согласно Приказа ГНА Украины от 03.05.06 № 242 «Об утверждении формата (стандарта) электронного документа отчетности налогоплательщиков».

Давайте рассмотрим, что такое электронная форма документа.

Электронная форма – это документ в электронном виде. Представляет она из себя отдельный файл в формате, утвержденном ГНСУ.
Сейчас этим форматом (стандартом) электронного документа является спецификация eXtensible Markup Language (XML) согласно Приказа ГНА Украины от 03.05.06 № 242 «Об утверждении формата (стандарта) электронного документа отчетности налогоплательщиков».

То есть расширение у файлов должно быть .XML. Имя файла состоит из кода плательщика налогов, кода формы документа, кода налоговой и даты создания документа.

Внутри электронный документ (ЭД) состоит из двух частей: обязательных реквизитов и тела документа. Обязательные реквизиты в ЭД строго обязательны, и их отсутствие влечет за собой недействительность ЭД.

Обязательные реквизиты это:

  • данные о форме документа, т. е. какому бумажному документу отвечает электронный документ (декларация по НДС, единому н-гу...). Каждая форма имеет свою кодировку в формате, например: J(F) 0100103, где J(F) – это обозначение юридического или физического лица, 01001 – вид налог по бюджетной классификации (в примере - прибыль), 03 – версия формы документа;
  • данные о налогоплательщике, т. е. все те данные, которые заносятся в шапку бумажного документа;
  • данные о налоговой инспекции;
  • отчетный период документа;
  • электронные подписи или печати и подписи – подтверждают авторство и завершают создание ЭД;

Тело документа – это значения, которые заносятся в табличные части бумажного документа и участвуют в расчетах.

Каким способом создавать электронную форму?

Создать электронный документ можно с помощью специального программного обеспечения. Бесплатного, такого как OPZ или платного, как МЕДОК или АртЗвит, 1С Звит.

Не все йогурты одинаково полезны.

Все программные продукты имеют возможность выгружать созданные электронные документы в xml формате, годном для отправки в налоговую, НО не все умеют их подписывать электронной подписью, которая, смотри выше, является обязательным реквизитом ЭД. Здесь мы имеем первую ложку дегтя в бочке меда. Проблема решается либо покупкой платного ПО, либо танцем с бубном вокруг бесплатных программ (двух и более).

Вторую ложку дегтя получаем при получении усиленного сертификата подписи и печати. Это тоже отдельные файлы, но уже в другом формате. В жизни они отвечают печати предприятия, подписям руководителя и главного бухгалтера.

Сертификаты выдаются за деньги на определенный срок специально аккредитованными организациями. А деготь в том, что не все сертификаты подписей принимаются всеми фискальными органами (фондами например). Так как не у всех организаций, выдающих сертификаты, имеются договорённости со всеми фискалами. Крестики-нолики, однако...

Сертификат подписи и печати теперь можно получить бесплатно. В налоговой. В специальных центрах. Но без третьей ложки дегтя тут не обойтись. Центры расположены в Киеве и в областных городах. Значит, вам надо найти дополнительные деньги , а главное время для получения бесплатного ключа. Зато налоговики отчитались в проделанной работе. А проблемы негров шерифа не касаются.

Сертификаты печати, подписи, а так же сертификаты фискальных органов необходимо подтянуть в программу.

Как отправлять (сдавать) электронную форму?

После подписи ЭД отправляется по своему прямому назначению – в контролирующий орган с помощью встроенного в ПО почтового клиента. А в ответ приходят квитанции. В них указывается дата приема и регистрационный номер ЭД. Квитанция является подтверждением факта сдачи отчета.

Как хранить?

Хранят в электронном виде. В том же ПО, в котором формировали ЭД и куда пришли квитанции о сдаче ЭД.
Хранение в электронном виде предполагает создание резервных копий. И побольше, побольше, ибо случаи бывают разные.

Срок хранения у ЭД такой же, как у бумажных документов.

Несмотря на все вышеперечисленные трудности, с которыми сталкиваешся, со всей товетственностью можем заявить, что электронная форма отчетности жизнь таки упрощает. Нервы бережет, однако...